سامانه دبیرخانه کمیسیون ماده ۱۰۰ برای مدیریت پرونده‌ها، پیگیری گردش کار رسیدگی و تولید مکاتبات اداری طراحی شده است و جای دفترهای دستی و نامه‌های پراکنده را در یک بستر واحد می‌گیرد. این سامانه با Node و Express در سمت سرور، PostgreSQL به عنوان پایگاه داده و React در رابط کاربری پیاده‌سازی شده است. ویژگی شاخص آن، تولید خودکار اسناد PDF و Word از روی داده پرونده، خروجی اکسل و پشتیبانی کامل از تاریخ شمسی در همه بخش‌های سامانه است. پرونده‌ها به موقعیت مکانی خود روی نقشه پیوند می‌خورند و برای نصب درون‌سازمانی، سامانه لایسنس نیز در نظر گرفته شده است.
مساله‌ای که سامانه حل می‌کند
دبیرخانه کمیسیون ماده ۱۰۰ با حجم بالایی از پرونده‌ها، مکاتبات و مهلت‌های قانونی سر و کار دارد؛ وقتی این اطلاعات در قالب کاغذی و فایل‌های پراکنده نگه‌داری شود، پیگیری مرحله هر پرونده دشوار و تهیه صورت‌جلسه و نامه‌ها زمان‌بر می‌شود.
سامانه با ثبت پرونده در یک پایگاه داده واحد، وضعیت جاری هر پرونده و سابقه اقدامات آن را در دسترس قرار می‌دهد و امکان جست‌وجوی سریع بر پایه شماره پرونده، طرفین و بازه تاریخ را فراهم می‌کند.
تولید خودکار مکاتبات از روی همان داده، از بازنویسی دستی متن‌ها و اختلاف میان نسخه‌های مختلف جلوگیری می‌کند.
کاربران، نقش‌ها و گردش کار پرونده
کاربران سامانه در نقش‌های کاری جداگانه تعریف می‌شوند تا هر بخش از دبیرخانه تنها به وظایف خود دسترسی داشته باشد. کارشناس دبیرخانه پرونده را ثبت و مدارک را پیوست می‌کند، کارشناس کارشناسی نظر خود را در پرونده می‌گذارد و مسئول کمیسیون تصمیم نهایی را ثبت می‌کند.
گردش کار پرونده از ثبت اولیه تا تصمیم نهایی در سامانه پیگیری می‌شود و هر اقدام با کاربر و زمان انجام آن ثبت می~گردد.
- کارشناس دبیرخانه برای ثبت پرونده، پیوست مدارک و مکاتبات.
- کارشناس کارشناسی برای درج نظر فنی و بررسی‌های پرونده.
- مسئول کمیسیون برای ثبت تصمیم و صدور مکاتبه نهایی.
- مدیر برای مشاهده گزارش‌ها و روند پیشرفت پرونده‌ها.
مدیریت پرونده و چرخه رسیدگی
واحد پایه داده، پرونده است؛ هر پرونده شناسه یکتا، طرفین، موضوع، مدارک پیوست و وضعیت جاری دارد و سوابق اقدامات آن در طول رسیدگی نگه‌داری می‌شود.
گردش کار رسیدگی مراحل مشخصی دارد و وضعیت پرونده در هر لحظه نشان می‌دهد که در کدام مرحله قرار گرفته و چه اقدامی از چه کسی در انتظار است.
ارتباط پرونده‌ها با یکدیگر و با مکاتبات مرتبط در سامانه ثبت می‌شود تا مراجعه به سابقه یک ملک یا متقاضی آسان باشد.
جست‌وجوی پیشرفته و فیلترهای پرونده، یافتن پرونده‌های معطل یا در انتظار اقدام را ساده می‌کند.
تولید اسناد PDF و Word، خروجی اکسل و تاریخ شمسی
سامانه قالب‌های مکاتبات و صورت‌جلسات را از روی داده پرونده پر می‌کند و خروجی را در قالب PDF و Word تولید می‌کند؛ به این ترتیب نسخه چاپی و نسخه قابل ویرایش هر سند در دسترس است.
خروجی اکسل برای گزارش‌گیری و تحلیل بیرونی در نظر گرفته شده است تا فهرست پرونده‌ها و وضعیت آن‌ها در ابزارهای صفحه‌گسترده قابل استفاده باشد.
پشتیبانی از تاریخ شمسی در سراسر سامانه اعمال شده است؛ ثبت تاریخ‌ها، محاسبه مهلت‌ها و درج تاریخ روی اسناد بر پایه تقویم هجری شمسی انجام می‌شود تا با رویه اداری دبیرخانه همخوان باشد.
- قالب‌های آماده مکاتبه و صورت‌جلسه بر پایه داده پرونده.
- خروجی PDF برای چاپ و بایگانی و خروجی Word برای ویرایش.
- خروجی اکسل برای گزارش‌گیری و پردازش داده.
- ثبت و محاسبه همه تاریخ‌ها بر پایه تقویم شمسی.
داده مکانی، نقشه و یکپارچگی اطلاعات
هر پرونده می‌تواند به موقعیت مکانی ملک یا موضوع خود روی نقشه متصل شود؛ این پیوند به کارشناس کمک می‌کند تا پیش از رسیدگی، وضعیت محل را روی نقشه بررسی کند.
داده‌های توصیفی پرونده و داده مکانی در پایگاه داده PostgreSQL نگه‌داری می‌شوند و از طریق رابط React نمایش داده می‌شوند.
یکپارچگی با سایر سامانه‌های سازمان از طریق سرویس‌های سمت سرور و همان لایه داده ممکن است.
استقرار، سامانه لایسنس و کنترل دسترسی
سامانه برای نصب درون‌سازمانی روی سرور بهره‌بردار طراحی شده است و سامانه لایسنس امکان مدیریت مجوز بهره‌برداری را فراهم می‌کند.
معماری Node، Express، PostgreSQL و React، استقرار در شبکه داخلی و نگه‌داری داده در اختیار سازمان را ممکن می‌سازد.
کنترل دسترسی بر پایه نقش کاربر اعمال می‌شود و ثبت کاربر و زمان هر اقدام، ردگیری تغییرات پرونده را ممکن می‌کند.
راه‌اندازی و تحویل
راه‌اندازی با تعیین ساختار پرونده، مراحل گردش کار و قالب‌های مکاتبه آغاز می‌شود؛ سپس نقش‌های کاربری و دسترسی‌ها برای کارشناسان تعریف می‌گردد.
در گام بعد داده‌های آغازین وارد و در صورت نیاز پرونده‌های در جریان به سامانه منتقل می‌شوند.
پس از آغاز بهره‌برداری، پرونده‌های تازه در سامانه ثبت و گردش کار آن‌ها در همان بستر پیگیری می‌شود.
جمع‌بندی
سامانه دبیرخانه کمیسیون ماده ۱۰۰، پرونده‌ها و مکاتبات دبیرخانه را در یک پایگاه داده یکپارچه گرد می‌آورد و گردش کار رسیدگی را از ثبت تا تصمیم نهایی قابل پیگیری می‌کند.
تولید خودکار اسناد PDF و Word، خروجی اکسل و پشتیبانی از تاریخ شمسی، کار روزمره کارشناسان را سبک‌تر و همخوان با رویه اداری می‌کند.
تصمیم‌گیری مدیریتی با گزارش‌ها و نقشه پرونده‌ها آسان‌تر می‌شود و امکان استقرار درون‌سازمانی همراه با سامانه لایسنس، داده را در اختیار سازمان نگه می‌دارد.